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Wenn Mitarbeitende Urlaub beantragen, geraten Filialleitungen oft in ein Spannungsfeld zwischen gesetzlichen Vorgaben, Tarifverträgen und den Bedürfnissen ihres Teams. Bei einem Webinar hat Rechtsanwältin Minou Hansen, Leiterin der ADEXA-Rechtsabteilung, erklärt, wie sich Führungskräfte rechtssicher verhalten – und warum klare Kommunikation entscheidend ist.

Die erste Frage klingt banal, hat aber weitreichende Konsequenzen: Wer ist eigentlich für die Urlaubsplanung zuständig – die Inhaberin, der Inhaber oder die Filialleitung? Ein Blick in den Arbeitsvertrag bringt oft Klarheit. „Die Apothekenbetriebsordnung regelt nur die Verantwortung nach außen“, erläutert Minou Hansen. „Ob die Urlaubsplanung in den Händen der Filialleitung liegt, ergibt sich in der Regel aus der vertraglichen Aufgabenbeschreibung.“

In vielen Fällen übernehmen Filialleitungen die konkrete Planung des Einsatzes von Mitarbeitenden, während grundlegende Personalentscheidungen wie Einstellungen oder Kündigungen der Apothekenleitung vorbehalten sind. Fehlt eine klare Regelung, empfiehlt Hansen, das Gespräch mit der Inhaberin oder dem Inhaber zu suchen – und eventuell den bestehenden Arbeitsvertrag zu ergänzen. 

Mindesturlaub und Tarifvorgaben

Bei ihrer Planung sollte die Filialleitung Details im Blick behalten. So gibt es bei der Frage, wie viel Urlaub Mitarbeitende haben, wichtige Unterschiede. Der gesetzliche Mindesturlaub liegt bei 24 Werktagen, bezogen auf die apothekentypische Sechs-Tage-Woche. Doch bei Tarifbindung gelten höhere Ansprüche. Im ADA-Gebiet, es umfasst alle Kammerbezirke außer Nordrhein und Sachsen, sind es 35 Werktage, in Nordrhein 33 und in Sachsen 34. Nach mehreren Jahren Betriebszugehörigkeit erhöht sich der Anspruch um jeweils einen weiteren Tag.

„Wichtig ist die Umrechnung, wenn nicht an allen Wochentagen gearbeitet wird“, so Hansen. Die Formel lautet: Urlaubstage bei Vollzeit ÷ 6 Werktage x Arbeitstage pro Woche = Urlaubstage bei Teilzeit. 

Wer jeden zweiten Mittwoch arbeitet oder jeden vierten Samstag, muss diese Tage mit einem Faktor einrechnen; in diesen Fällen mit 0,5 bzw. 0,25. Arbeitet man jeweils einen Samstag im Monat, beträgt der Faktor 0,23.

Ein Rechenbeispiel

Apothekerin A. arbeitet montags, dienstags, freitags und jeden zweiten Samstag. Ihr Urlaubsanspruch beträgt 34 Tage.

34 ÷ 6 x 3,5 = 19,83

Frau A. hat Anspruch auf 19,83 Urlaubstage, von denen sie drei Tage für eine „kurze“ Woche und vier Tage für eine „lange“ Woche einsetzen muss.

Besondere Regelungen gelten für Schwerbehinderte, die Anspruch auf sechs zusätzliche Werktage pro Jahr haben, sowie für Beschäftigte in Elternzeit. Hier kann der Urlaubsanspruch für jeden vollen Elternzeitmonat gekürzt werden.

Soziale Kriterien haben Vorrang

Doch was passiert, wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig Urlaub nehmen wollen? Die Regel lautet: Urlaub ist so zu gewähren, wie er beantragt wurde – es sei denn, dringende betriebliche Gründe oder soziale Gesichtspunkte sprechen dagegen.

Zu den betrieblichen Gründen zählen etwa Personalengpässe, etwa in der Vorweihnachtszeit. Bei sozialen Kriterien wie schulpflichtigen Kindern oder den Urlaubszeiten des Partners haben diese Wünsche Vorrang. „Auch Gerechtigkeit spielt eine Rolle“, betont Hansen. „Wenn jemand in den letzten Jahren immer die beliebten Herbstferien bekommen hat, sollte die Filialleitung Kolleginnen oder Kollegen den Vortritt lassen.“ 

Formalien und Fristen

Für viel Gesprächsstoff sorgt in Apotheken aber auch die Bearbeitung von Urlaubsanträgen. Hier gibt es regionale Unterschiede: Im Bereich des Bundesrahmentarifvertrags (BRTV) muss ein Antrag spätestens vier Wochen nach Eingang beschieden werden, andernfalls gilt er als genehmigt.

In Nordrhein existieren keine verbindlichen Fristen, weshalb es sinnvoll sein kann, Regelungen im Arbeitsvertrag festzulegen. Sachsen orientiert sich wiederum stärker am BRTV. „Die klare Empfehlung lautet: Halten Sie die Abläufe schriftlich fest“, rät Hansen. „Das schafft Transparenz und verhindert Konflikte.“

Wenn Urlaub verfällt

Grundsätzlich muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Doch es gibt Ausnahmen: Beschäftigte in der Probezeit können ihren Teilurlaub ins Folgejahr übertragen, ebenso Mitarbeitende, die wegen Krankheit oder dringender betrieblicher Gründe ihren Urlaub nicht nutzen konnten. 

Besonders wichtig ist die neuere Rechtsprechung: Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten rechtzeitig und nachweisbar über den drohenden Verfall von Urlaub informieren. „Ein lapidarer Hinweis auf der Gehaltsabrechnung reicht nicht“, so Hansen. 

Bei Langzeiterkrankungen gilt zudem eine 15-Monats-Regel: Nicht genommener Urlaub verfällt erst am 31. März des übernächsten Jahres – allerdings nur für den gesetzlichen Mindesturlaub, nicht für tarifliche oder vertragliche Zusatzansprüche.

Kommunikation ist entscheidend

Bleibt als Fazit: Die Urlaubsplanung ist in Apotheken weit mehr als eine organisatorische Routine. Sie erfordert rechtliches Wissen, Fingerspitzengefühl und eine klare Kommunikation im Team. „Gerade Filialleitungen stehen hier in der Verantwortung, fair und transparent zu agieren“, fasst Hansen zusammen. „Nur so lassen sich rechtliche Stolperfallen vermeiden – und das Betriebsklima bleibt gut.“

Michael van den Heuvel