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Mitarbeitergespräche zählen zu den wichtigsten Führungsinstrumenten – besonders für Filialleitungen. Wie diese Gespräche gezielt vorbereitet, geführt und nachbereitet werden, hat Minou Hansen bei einem Webinar erklärt. Sie ist Rechtsanwältin, Business Coach und Leiterin der ADEXA-Rechtsabteilung. 

In Apotheken gehören Mitarbeitergespräche zu den Aufgaben der Filialleitung – oder sollten es zumindest. Sie schaffen Klarheit, fördern Motivation und bieten Raum für Entwicklung. Doch ein Blick in Arbeitsverträge zeigt: Nicht immer sind Zuständigkeiten klar geregelt. „In diesem Fall sollte das dringend vertraglich angepasst werden“, rät Hansen. „Denn niemand kennt das Team so gut wie die Filialleitung: Sie erlebt die tägliche Arbeit hautnah mit, sieht, wo Engagement gelebt wird – und wo es hakt.“ Ebenso wird die Position der Filialleitung gegenüber den Mitarbeitenden klargestellt.

Mitarbeitergespräche planen

Ein gutes Mitarbeitergespräch beginnt lange vor dem eigentlichen Termin – nämlich mit einer klaren Zielsetzung: Was wollen Filialleitungen mit dem Gespräch erreichen? Welche Veränderung, welches Ergebnis wäre ideal? Wo drückt der Schuh? „Wer das Ziel kennt, kann strukturierter führen, gezielter fragen und konkreter entscheiden“, erklärt Hansen. 

Ebenso wichtig ist das richtige Timing. Gespräche brauchen Ruhe, sowohl im Jahresverlauf – nicht gerade vor Weihnachten oder mitten in der Urlaubszeit – als auch im Tagesablauf. Und schließlich: der passende Ort. Vielleicht ist ein externer Raum förderlicher für ein offenes, vertrauliches Gespräch als das Backoffice oder das Beratungszimmer. 

Einladung zum Gespräch

Der nächste Schritt zu einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch ist eine klare Einladung. Denn wer weiß, was auf ihn zukommt, kann sich vorbereiten. Das Gespräch wird automatisch zielführender. Geht es um eine Fortbildung, um neue Aufgaben? Oder steht eine persönliche Entwicklung im Fokus?

Hilfreich kann auch ein vorbereitender Bewertungsbogen sein – einer für Sie als Führungskraft, einer für den Mitarbeitenden bzw. die Mitarbeitende. So zeigen sich auch verschiedenen Sichtweisen: Wo stimmen beide Seiten überein, wo gibt es Unterschiede? 

Klare Gesprächsführung

Als Führungskraft liegt die Gesprächsführung bei Ihnen. Doch führen bedeutet nicht nur, Anweisungen zu geben, sondern gezielt Fragen zu stellen. Hansen: „Das Gespräch sollte auf Augenhöhe verlaufen, aber dennoch die Führungsrolle der Filialleitung erkennen lassen.“

Nachbereitung

Ein Mitarbeitergespräch ist erst erfolgreich, wenn die Ergebnisse klar dokumentiert und später überprüft werden. Wichtige Aussagen sollten schriftlich festgehalten werden, zum Beispiel: „Sie wünschen sich eine Gehaltserhöhung um XX Prozent.“ Oder: „Wir haben festgestellt, dass die Beratungsqualität verbessert werden muss. Dazu werden Sie im 1. Quartal eine Fortbildung besuchen. Wir setzen uns wegen der konkreten Veranstaltung am … zusammen.“ 

Wichtig ist es außerdem, vereinbarte Maßnahmen im Nachgang zu kontrollieren und gegebenenfalls Rückmeldung zu geben – etwa darüber, ob eine Fortbildung besucht oder ein neuer Aufgabenbereich erfolgreich übernommen wurde.

Die gleichen Regeln gelten im Übrigen auch für ein Mitarbeitergespräch zwischen der Filialleitung (oder anderen Angestellten) und der Inhaberin bzw. dem Inhaber: Also gut vorbereiten, überlegen, was konkret das Ziel sein soll. Und mit festen Vereinbarungen aus dem Gespräch gehen.

Michael van den Heuvel