Urlaubsplanung in der Apotheke: Rechte, Regeln und faire Lösungen
Der Urlaub ist für viele Apothekenangestellte die wichtigste Zeit des Jahres – um Kraft zu tanken und Abstand vom Arbeitsalltag zu gewinnen. Damit die Erholung nicht schon bei der Planung ins Stocken gerät, sollten Beschäftigte frühzeitig ihre Wünsche abstimmen und rechtliche Vorgaben kennen.
Auch wenn das Jahr 2026 gerade erst begonnen hat, werden viele Apothekenangestellte sich schon Gedanken über ihren Urlaub machen. Eine rechtzeitige Planung ist in aller Regel auch sinnvoll. Nicht nur, damit man noch eine passende und bezahlbare Unterkunft findet, sondern auch, damit eine gute Chance besteht, den Urlaub auch genehmigt zu bekommen.
Wann muss der Urlaub genehmigt werden?
Die Apothekenleitung muss einem Urlaubsantrag stattgeben, wenn nicht dringende betriebliche Belange oder die Urlaubswünsche anderer Mitarbeitender, die aus sozialen Gesichtspunkten den Vorrang haben, entgegenstehen. Dringende betriebliche Belange sind in der Regel nicht das Problem bei der Urlaubsgewährung. Hier gibt es lediglich in vielen Apotheken sogenannte Urlaubssperren in den Wochen vor Weihnachten, diese stehen allerdings in aller Regel schon lange vorher fest, sodass sich die Angestellten darauf einstellen können. Solche generellen Urlaubssperren können zulässig sein, wenn im Streitfall die dringenden betrieblichen Belange belegt werden können.
Problembehafteter ist es, wenn zwei oder gar mehrere Apothekenangestellte für den gleichen Zeitraum Urlaub beantragen. Der Klassiker sind die Schulferien: Sind in einem Apothekenbetrieb mehrere Mütter oder Väter mit Kita- oder Schulkindern beschäftigt, sind alle, die keine andere Betreuungsmöglichkeit haben, darauf angewiesen, ihren Urlaub während der Ferien zu nehmen. Nicht nur, um das Kind zu betreuen, sondern natürlich auch, um gemeinsam eine gute Zeit zu verbringen.
Häufig erreicht uns deshalb in der Rechtsberatung die Frage, wie die sozialen Gesichtspunkte zu gewichten sind. Bei Urlaub in den Schulferien werden zunächst diejenigen bevorzugt, die betreuungsbedürftige Kinder haben. Es gibt aber auch Apothekenangestellte, deren Lebenspartnerinnen oder -partner Lehrkräfte sind. Auch deren Bedürfnisse sind zu berücksichtigen, ebenso wie die von Angestellten, deren Partnerinnen oder Partner in einem Unternehmen arbeiten, das mit festen Betriebsferien arbeitet. Auch diese haben einen Anspruch auf „Familienurlaub“. Während der längeren Sommerferien sollte die Apothekenleitung also darauf achten, dass möglichst alle Interessierten gleichmäßig berücksichtigt werden. Bei den kürzeren Frühjahrs- oder Herbstferien könnte man auch eine abwechselnde Regelung treffen. Ist es überhaupt nicht möglich, alle zu bedenken, muss notfalls das Losverfahren entscheiden. Ein Denkanstoß für alle Beteiligten: Man wird vermutlich nie eine Regelung finden, mit der alle gleichermaßen glücklich sind. Hier ist in manchen Fällen von allen Seiten Kompromissbereitschaft gefordert.
Wie viel Urlaub steht zu?
Um den genauen Urlaubsanspruch zu ermitteln, ist in erster Linie ein Blick in den Arbeitsvertrag geboten. Wenn Tarifverträge gelten, kommt es darauf an, in welchem Kammerbezirk die Apotheke gelegen ist. Im gesamten Bundesgebiet mit Ausnahme von Nordrhein und Sachsen gibt es einen tariflichen Urlaubsanspruch von 35 Werktagen, der sich nach vierjähriger Betriebszugehörigkeit um einen Tag erhöht. In Sachsen sind es 34, in Nordrhein 33 Werktage, jeweils mit Erhöhung um einen Werktag nach fünfjähriger Betriebszugehörigkeit. Die tariflichen Regelungen sind bei beiderseitiger Tarifbindung mindestens einzuhalten. Arbeitsvertraglich kann natürlich mehr vereinbart werden.
Zu beachten ist dabei, dass es sich immer um Werktage handelt, also eine Sechs-Tage-Woche zugrunde zu legen ist. Wer nicht an allen sechs Tagen der Woche arbeitet, muss seinen Urlaubsanspruch umrechnen: Urlaubsanspruch geteilt durch sechs (Werktage), multipliziert mit den eigenen Arbeitstagen pro Woche. Nach der Umrechnung bleiben es genauso viele Urlaubswochen, es muss nur für die Tage Urlaub genommen werden, an denen man sonst gearbeitet hätte.
Verfällt der Resturlaub aus 2025?
Bei der Planung für dieses Jahr ist unbedingt zu berücksichtigen, dass der Urlaub aus dem Jahr 2025 verfällt, wenn er nicht bis zum 31. März 2026 beantragt und genommen wird. Urlaub muss grundsätzlich bis zum 31. Dezember eines Kalenderjahres genommen werden. Die Übertragung auf das nächste Kalenderjahr, die in vielen Betrieben gang und gäbe ist, ist gesetzlich eine Ausnahme und nur dann zulässig, wenn der Urlaub aus betrieblichen Gründen oder wegen Erkrankung der Mitarbeitenden nicht genommen werden kann. Für Urlaub, der wegen einer Langzeiterkrankung nicht genommen werden kann, gibt es Sonderregelungen.
Wie schnell muss der Urlaub genehmigt werden?
Beim Urlaubsantrag gibt es manchmal Unklarheiten, wie lange die Apothekenleitung mit der Genehmigung zuwarten kann. In Nordrhein gibt es dazu keine tarifliche Regelung. In Sachsen soll der Antrag innerhalb von vier Wochen beschieden werden, im Gebiet des ADA gilt er als genehmigt, wenn er nicht innerhalb von vier Wochen abgelehnt wird.
Ein Urlaub, der einmal genehmigt wurde, kann praktisch nicht mehr gestrichen werden. Nur in absoluten Notfällen muss ein Urlaub im Interesse des Betriebs gar unterbrochen werden. Denkbar wäre das beispielsweise, wenn eine Betriebsschließung drohen würde und das fehlende Personal nicht durch den Einsatz externer Kräfte ausgeglichen werden könnte. In diesen Ausnahmefällen müssen den Mitarbeitenden nachgewiesene Mehrkosten ersetzt werden.
Was gilt bei Krankheit während des Urlaubs?
Wer während des Urlaubs erkrankt, sollte sich umgehend in ärztliche Behandlung begeben. Bei Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung müssen die Krankheitstage dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben werden. Das gilt auch bei Erkrankungen im Ausland – hier ist darauf zu achten, dass sich aus dem Attest nicht nur die Erkrankung, sondern auch die Arbeitsunfähigkeit ergibt. Ebenso muss ein fremdsprachiges Attest ins Deutsche übersetzt werden.
Wir wünschen allen Apothekenangestellten einen erholsamen Urlaub und idealerweise eine reibungslose Planung, damit sie gut durch das Jahr kommen!
Minou Hansen, Rechtsanwältin bei ADEXA
