30. September 2022

Urlaubsanspruch und Urlaubsplanung – darauf sollte die Filialleitung achten

Oft planen Filialleiterinnen oder Filialleiter den Urlaub des Teams in ihrer Betriebsstätte: arbeitsrechtlich ein komplexes Thema. Die wichtigsten Aspekte.

Wie viel Urlaub steht mir zu? Wann ist eine Urlaubsübertragung möglich, und wann nicht? Mit solchen Fragen sehen sich Filialleiterinnen und Filialleiter konfrontiert. Minou Hansen, Rechtsanwältin und Leiterin der Rechtsabteilung bei ADEXA, gab einen Überblick.

Diesen Urlaubsanspruch haben Apothekenangestellte

Hansen berichtet aus der ADEXA-Rechtsberatung, Kolleginnen und Kollegen würden oft Fragen zu ihrem Urlaubsanspruch stellen. „Die Höhe ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag“, erklärt die ADEXA-Juristin. Ohne Tarifbindung und ohne sonstige Vereinbarung sind es 24 Tage, was dem gesetzlichen Mindesturlaub entspricht. Bei Tarifbindung erhöht sich der Anspruch auf 34 Werktage in nahezu allen Kammerbezirken. Für Nordrhein gelten 33 Werktage, und in Sachsen gibt es derzeit noch keine Tarifverträge.

Bei mehr als fünfjähriger Betriebszugehörigkeit erhöht sich der Anspruch um einen Werktag auf 35 bzw. 34 Tage. Entscheidend ist die Betriebszugehörig am 1. Januar eines Jahres. Wer beispielsweise am 1. März 2017 begonnen hat, in einer Apotheke zu arbeiten, gehört zwar seit dem 28. Februar 2022 fünf Jahre dem Betrieb an. Der Urlaubsanspruch erhöht jedoch erst ab dem 1. Januar 2023.

Urlaubstage richtig berechnen – wie das gelingt

Steht der gesamte Urlaubsanspruch fest, bleibt zu klären, wie viele Tage für die eigene Urlaubsplanung erforderlich sind. „Sowohl der gesetzliche als auch der tarifliche Urlaub beziehen sich auf Werktage, sprich auf eine Sechs-Tage-Woche“, erklärt Hansen. „Wer nicht an jedem Tag in der Woche arbeitet, muss den Urlaubsanspruch umrechnen“.

Als Formel nennt die ADEXA-Juristin: 

Urlaub ÷ 6 x Arbeitstage pro Woche = Urlaub in Arbeitstagen

Bei Beschäftigungsbeginn oder -ende im laufenden Jahr errechnen Angestellte ihren Urlaub anteilig. Sie erhalten für jeden Monat der Anstellung ein Zwölftel ihres tariflichen oder gesetzlichen Urlaubsanspruchs. Haben sie beispielsweise am 1. Mai 2022 ihren Job angetreten, ergibt sich im Geltungsbereich des Tarifvertrags zwischen ADEXA und ADA:

34 : 12 x 8= 22,66 = 23 Werktage

Eine Besonderheit: Scheiden Apothekenangestellte in der zweiten Jahreshälfte aus und haben sie bereits sechs Monate Wartezeit hinter sich, muss ihnen die Apothekenleitung mindestens den gesetzlichen Mindesturlaub, sprich 24 Werktage, gewähren.

Für jeden vollen Elternzeitmonat können Chefin oder Chef den Urlaubsanspruch um ein Zwölftel kürzen. Das gilt jedoch nicht bei Mutterschutzfristen oder bei Beschäftigungsverboten.

Urlaub übertragen sollte eine Ausnahme bleiben

Hansen: „Der Urlaub muss immer im jeweiligen Kalenderjahr beantragt und genommen werden.“ Doch auch hier gibt es Ausnahmen von der Regel:

 

• Wenn ein neues Arbeitsverhältnis beginnt, besteht der volle Urlaubsanspruch erst mit sechsmonatiger Wartezeit (siehe oben). Angestellte können den Teil ihres Urlaubs, den sie nicht genommen haben, übertragen. Das geht nicht automatisch; sie müssen vielmehr ihre Vorgesetzten darüber informieren.

 

• Kann der Urlaub aus betrieblichen oder persönlichen Gründen (Krankheit) nicht genommen werden, steht der Übertragung auch nichts im Wege.

 

Ohne eine dieser Ausnahmen verfällt der Urlaub am Jahresende. Werden Ansprüche übertragen, muss der Urlaub bis 31. März des Folgejahres beantragt und genommen werden. Ansonsten verfallen die Ansprüche endgültig.

Urlaub, der wegen einer Erkrankung auf das Folgejahr übertragen wird, verfällt erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, sprich am 31. März des übernächsten Jahres. Hansen: „Werden Sie zwischenzeitlich wieder gesund ist, müssen Sie den Urlaub in Anspruch nehmen.“ Die 15-Monats-Regel gelte außerdem nur für den gesetzlichen Anspruch von 24 Werktagen. Der tarifliche Anspruch verfalle generell zum 31. März des Folgejahres.

„Urlaub, der wegen Beschäftigungsverboten oder wegen Elternzeiten nicht genommen werden kann, verfällt ebenfalls nicht, sondern kann im Jahr nach der Elternzeit oder dem darauffolgenden Jahr genommen werden“, betont die ADEXA-Juristin. Allen ADEXA-Mitgliedern rät sie, im Zweifelsfall die Rechtsberatung zu kontaktieren.

Michael van den Heuvel

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