04. Dezember 2023

Der gute Vorsatz für 2024: Personalgespräche führen. Tipps für die Filialleitung

Mitarbeitergespräche bieten zahlreiche Vorteile für Angestellte und für Führungskräfte. ADEXA rät Filialleiterinnen und Filialleitern, im neuen Jahr mit dieser Form des Dialogs zu starten, falls noch nicht geschehen.

In großen Betrieben gehören Personalgespräche längst zum Standard. Aber auch öffentliche Apotheken setzen mehr und mehr auf dieses Instrument der Mitarbeiterführung. ADEXA-Juristin Minou Hansen hat das Thema bei einem Live-Webinar umfassend beleuchtet.

Vielfältige Vorteile

Der Nutzen solcher Dialoge liegt auf der Hand: Führungskräfte können mit Angestellten deren Leistungen besprechen, Ziele setzen, Feedback geben und – falls erforderlich – Unterstützung anbieten. Indem sie Erfolge würdigen, steigern sie Motivation und Bindung an die Apotheke – Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt.

Darüber hinaus hilft Kommunikation, Unstimmigkeiten zu klären und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wiederum haben die Möglichkeit, ihre beruflichen Ziele und Entwicklungsperspektiven mit ihren Vorgesetzten zu besprechen.

Allerdings: Nicht in allen Apotheken werden regelmäßig Mitarbeitergespräche geführt. Das zeigte eine Kurzumfrage unter den Teilnehmenden des Webinars:

 

• 15% der Filialleiterinnen und Filialleiter führen regelmäßig Personalgespräche.

 

• 37% tun dies ab und zu, falls es einen Anlass gibt. 

 

• 20% führen keine Personalgespräche; das übernimmt die Apothekenleitung.

 

• 28% gaben an, es gebe in der Apotheke keine Personalgespräche. 

 

Eine Aufgabe der Filialleitung

Doch wer führt eigentlich die Personalgespräche? Hansen betont, um Zuständigkeiten zu klären, sei ein Blick in den Arbeitsvertrag erforderlich. „Falls dies nicht zu Ihren Aufgaben gehört, kann es sich lohnen, hier nachzuverhandeln.“ Denn: „Sie als Filialleitung können die Arbeit und den Einsatz der Teammitglieder in der Filiale am besten beurteilen“, so Hansen. „Und die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden kommen eins zu eins bei Ihnen an.“ Dies stärke auch die Position der Filialleitung selbst.

Dennoch gibt es Grenzen. Wünschen sich Mitarbeitende etwa, mehr Stunden zu arbeiten oder bringen sie eine Gehaltserhöhung zur Sprache, wird dies in den meisten Fällen die Apothekenleitung der Hauptapotheke zu entscheiden haben. Andere Themen, etwa Fortbildungen, Dienstpläne oder Unstimmigkeiten im Team, liegen meist im Zuständigkeitsbereich der Filialleitung.

Mitarbeitende zum Gespräch einladen

Sind die Rahmenbedingungen geklärt, geht es mit der Terminfindung weiter. Für das Gespräch sollten sich beide Seiten Zeit nehmen, ohne durch den laufenden Apothekenbetrieb gestört zu werden. Eher ungünstig sind Wochen mit hohem Kundenansturm, beispielsweise die Vorweihnachtszeit. Auch typische Urlaubszeiten, wenn einige Teammitglieder nicht in der Apotheke sind und die restlichen Kolleginnen und Kollegen mehr als sonst zu stemmen haben, eignen sich kaum.

Deshalb lohnt es sich, den Termin mit größerem Vorlauf zu planen – und Mitarbeitenden die Chance zu geben, sich gründlich vorzubereiten. Zur Einladung gehören Informationen über Planungen der Apotheken- oder Filialleitung:

 

• Welche Themen werden besprochen?

 

• Sind Fortbildungen geplant?

 

• Sollen Mitarbeitende einen neuen Aufgabenbereich bekommen?

 

• Hat die Filialleitung weitere Pläne für die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter?

 

Erfolgreiche Gespräche führen

Beim Personalgespräch selbst sind Filialleitungen ohne entsprechende Erfahrung vielleicht unsicher, worauf zu achten ist. Minou Hansens Tipp: „Sie führen das Gespräch – Sie sind die Führungskraft. Führen kann auch durch Fragen erfolgen.“

Dazu zwei Beispiele: Im Gespräch fordert eine Mitarbeiterin eine Gehaltserhöhung. Doch sind ihre Argumente auch plausibel? Hier kann die Filialleitung nachfragen. Im nächsten Schritt wird es darum gehen, mit der Apothekenleitung zu sprechen und sie zu überzeugen.

Bei einem anderen Mitarbeiter wünscht sich die Filialleitung mehr Engagement in Beratungsgesprächen. Der Kollege erklärt, er habe Probleme, weil er unsicher in der Gesprächsführung sei – oder weil ihm das Fachwissen in Teilen fehle. Hier könnten fachlich-wissenschaftliche Fortbildungen oder Fortbildungen in Gesprächsführung angeboten werden.

Wer Schwierigkeiten hat, Mitarbeitergespräche zu führen, kann Feedback-Bögen als Hilfestellung verwenden. Ein Exemplar füllt die Filialleitung aus – und einen weiteren Bogen die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter. Dann werden die Ergebnisse verglichen.

Das Gesprächsergebnis festhalten und nachbereiten

Nach dem Gespräch fasst die Filialleitung wichtige Aspekte zusammen, etwa: „Sie wünschen sich eine Gehaltserhöhung um XX Prozent. Ich kann Ihre Argumente nachvollziehen und werde hierzu ein Gespräch mit der Apothekenleitung führen.“ Oder: „Wir haben festgestellt, dass sich die Beratungsqualität verbessern muss. Dazu werden Sie im ersten Quartal eine Fortbildung besuchen. Wir setzen uns wegen der konkreten Veranstaltung in Kürze erneut zusammen.“

Es lohnt sich, die Ergebnisse zu dokumentieren. Je nach Fragestellung stehen im Nachgang Gespräche mit der Apothekenleitung an. Oder es geht darum, Fortbildungen zu planen. Die Filialleitung kann auch einen Folgetermin mit der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter vereinbaren, um zu besprechen, ob es gelungen ist, die angesprochenen Themen auch umzusetzen.

Wer als Filialleitung selbst ein Mitarbeitergespräch mit der Inhaberin oder dem Inhaber führen möchte, kann sich ebenfalls an diesen Empfehlungen orientieren.

Michael van den Heuvel

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