Filialapothekenleitung

Eine Hauptapotheke darf maximal drei Filialen haben, die in räumlicher Nähe zueinander liegen müssen. Gesetzliche Grundlage für diese Regelung ist das 2004 in Kraft getretene GKV-Modernisierungsgesetz (GMG). Seitdem hat die Zahl der Filialapotheken kontinuierlich zugenommen. Ende 2021 gab es in Deutschland 18.461 Apotheken; davon waren 4.743 Filialapotheken, also rund 26 Prozent.*

Von den 3.365 Filialverbünden hatten 2.314 außer der Hauptapotheke noch eine Filiale. 724 Hauptapotheken hatten zwei Filialen und 327 hatten noch drei Filialen.

Jede Filialapotheke muss von einer verantwortlichen, angestellten Apothekerin bzw. einem Apotheker als Filialleitung geleitet werden. Welche Befugnisse und Entscheidungskompetenzen die Filialapothekenleitung vom Apothekeninhaber übertragen bekommt, ist jedoch unterschiedlich. Das gilt sowohl in betriebswirtschaftlichen Fragen (Einkauf, Warenwirtschaft und Preisgestaltung, Marketing ...) als auch für das Personalwesen (Einstellungen, Kündigungen und arbeitsrechtliche Maßnahmen).

 

*Zahlenquelle: ABDA – Apothekenwirtschaftsbericht 2022

 

ADEXA-Live-Webinar "Filialleitung"

Arbeitsrechtliche Infos für Approbierte, die bereits als Filialleitung tätig sind oder sich für eine Filialleitungsfunktion interessieren, bieten die Live-Webinare mit ADEXA-Juristin Minou Hansen.

Das nächste Webinar: Mittwoch, 25. Januar 2023, 19:30 Uhr bis 20:00 Uhr
 
Alle Skripte gibt es für ADEXA-Mitglieder auch im Login-Bereich: weiter

 


AG Filialleitung bei ADEXA

Aus der ADEXA-Rechtsberatung: Fallbeispiele zur Filialleitung

„Sandwich-Position“

Filialleiter fühlen sich nicht selten zwischen zwei Stühlen – auf der einen Seite der Inhaber, der weiter das Sagen haben will, auf der anderen Seite die Rolle als Vorgesetzte der lieben Kollegen. Im Management spricht man in diesem Fall von einer „Sandwich-Position“. Wer hat dann das letzte Wort? Und vor allem: Was ist, wenn man als Filialleitung mit den Entscheidungen des Chefs nicht einverstanden ist? Wer haftet letztlich wofür?

Die ADEXA-Rechtsabteilung ist auch für diese Fragen von ADEXA-Mitgliedern die richtige Anlaufstelle. Hier  zwei exemplarische Fallbeispiele aus der ADEXA-Mitgliederzeitschrift Spektrum:

 

Fallbeispiel A:

Annika K. ist eine junge Apothekerin und seit Neuestem Leiterin einer Apothekenfiliale, die schon sehr lange besteht. Die Mitarbeiter dort sind es gewohnt, die Apotheke morgens zu öffnen, ohne dass vertretungsberechtigtes Personal vor Ort ist, und auch zwischendurch längere Phasen „alleine“ zu arbeiten. Auch die PKA gehen in den Handverkauf, wenn es dort zu den Stoßzeiten sehr voll ist – alles mit ausdrücklicher Anweisung der Apothekenleitung. Annika K. ist offensichtlich die einzige, die damit ein Problem hat. Ebenso gibt es die Anweisung des Inhabers, verschreibungspflichtige Medikamente an Stammkunden auch ohne Rezept abzugeben. Annika K. hat ihr Personal angewiesen, sich an Gesetze und Verordnungen zu halten, hat aber das Gefühl, dass man hinter ihrem Rücken anders handelt. Sie ist recht verzweifelt und fragt sich, was sie hier tun kann.

Das Problem, das Annika K. uns schildert, kommt in der ADEXA-Rechtsberatung recht häufig vor. Zum einen ergibt es sich einfach aus der „Sandwich-Position“, die eine Filialleitung innehat. Arbeitsrechtlich ist sie einfache Angestellte und der Apothekenleitung verpflichtet. Apothekenrechtlich ist die Filialleitung aber die tatsächliche Apothekenleitung der Filiale und voll für den ordnungsgemäßen Betrieb verantwortlich. Zwar steht auch die Apothekenleitung in der Haftung, ein Filialleiter kann sich aber nicht darauf berufen: „Mein Chef hat aber gesagt…“, sondern muss selber darauf achten, dass die Filialapotheke ordnungsgemäß geführt wird. Da sich aus dem Filialleitervertrag teilweise gar nicht die Kompetenzen ergeben, die hierfür notwendig wären, sind manche Probleme schon vorprogrammieret. So haben die allerwenigsten Filialleitungen die Befugnis, selber Personal einzustellen. Wer also eine Apotheke mit einer zu dünnen Personaldecke leiten muss, wird zwangsläufig in die Situation kommen, dass nichtpharmazeutisches Personal pharmazeutische Tätigkeiten ausübt oder die Apotheke nicht durchgehend ordnungsgemäß besetzt ist. Wer die Leitung einer Filiale übernimmt, sollte deshalb die Probezeit intensiv dazu nutzen, die Verhältnisse und auch das Verhalten der Apothekenleitung in kritischen Situationen zu überprüfen.

Damit ist Annika K. jetzt natürlich nicht geholfen. Befindet sie sich noch in der Probezeit, wäre unser Rat trotzdem, für sich selber zu überprüfen, ob dieser Arbeitsplatz auf Dauer der richtige sein wird. In der konkreten Situation muss sie erst einmal das Gespräch mit der Apothekenleitung suchen. Es muss auch für das Personal klar sein, wer die verbindlichen Anweisungen in der Apotheke gibt.

Apothekenrechtlich sind die Fragen und Probleme, die sich für die Filialleitung auftun, eindeutig geregelt.

Die Apothekenleitung ist gem. § 2 Abs. 2 Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) dafür verantwortlich, dass eine Apotheke unter Beachtung der geltenden Vorschriften betrieben wird. Dabei ist die Filialleitung gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 5 ApBetrO Apothekenleitung im Sinne dieser Vorschrift. Neben der Filialleitung haftet auch der Betreiber der Hauptapotheke. Haftungsrechtlich stehen Leitung der Hauptapotheke und Filialleitung also gleichberechtigt nebeneinander. Die Apothekenbetriebsordnung nimmt keine Rücksicht auf das Abhängigkeitsverhältnis zwischen Hauptapotheke und Filialleitung. Arbeitsrechtlich unterliegt die Filialleitung außerdem der Weisungsbefugnis ihres Arbeitgebers. Die Mitarbeiter der Filiale wiederum sind Angestellte des Betreibers der Hauptapotheke und unterliegen dessen Weisungen. Deshalb muss an dieser Stelle geklärt werden, wer welche Anweisungen geben darf.

In § 3 ApBetrO ist geregelt, dass zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs  das notwendige Personal, insbesondere auch das notwendige pharmazeutische Personal vorhanden sein muss. Hintergrund ist unter anderem, dass pharmazeutische Tätigkeiten nur von pharmazeutischem Personal durchgeführt werden dürfen – deshalb verstößt die Anweisung der Apothekenleitung, in Stoßzeiten die PKA in den Handverkauf zu schicken, gegen die Apothekenbetriebsordnung. Für einen Apothekenleiter und damit auch für die Filialleitung ist dies eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 36 Nr. 2 c ApBetrO. Diese Ordnungswidrigkeit kann nach § 25 Abs. 3 ApoG mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden.

Aus § 3 Abs. 5 in Verbindung mit § 23 Abs. 4 ApBetrO wird außerdem die Verpflichtung gefolgert, dass dauerhaft vertretungsberechtigtes Personal in der Apotheke anwesend ist. Außerhalb des Bereitschaftsdienstes ist nach der Rechtsprechung höchstens eine zehnminütige Abwesenheit bei ständiger Erreichbarkeit zulässig. Deshalb ist das in der Apotheke praktizierte Arbeiten ohne Apotheker ebenfalls ein Verstoß gegen die Apothekenbetriebsordnung und eine Ordnungswidrigkeit.

Die Abgabe von verschreibungspflichtigen Medikamenten ohne Rezept wiederum verstößt gegen § 48 Arzneimittelgesetz (AMG) – von absoluten Ausnahmefällen abgesehen.

Sämtliche Verstöße können auch berufsrechtlich geahndet werden. Das ist üblicherweise auch der erste Schritt: Nach dem Heilberufekammergesetz des jeweiligen Kammerbezirks werden Verfahren eingeleitet und zunächst vor die Landesapothekerkammer gebracht. Es gibt verschiedene berufsrechtliche Ahndungsmöglichkeiten: von dem schwächsten Mittel des Verweises bis zu einer Geldbuße von maximal 100.000 Euro. Unter Umständen kann das Verfahren auch gegen eine Rüge eingestellt werden. Dies betrifft dann, abhängig von den Umständen im Einzelfall, sowohl den Betreiber der Hauptapotheke als auch die Filialleitung.

Vor diesem Hintergrund ist es ganz wichtig, dass Annika K. darauf achtet, dass in „ihrer“ Filiale die Vorschriften eingehalten werden. Wenn ihr Arbeitgeber nicht dazu bereit ist, sie hier zu unterstützen und ihr die Weisungshoheit gegenüber dem Personal zu gewähren bzw. selber korrekt anzuweisen, muss Annika K. sich von diesem Arbeitgeber wohl oder übel trennen.

Rechtsanwältin Minou Hansen, Leiterin der ADEXA-Rechtsabteilung

Quelle: Spektrum 4/2017, Seite 38 ff.

 

Fallbeispiel B:

Ein junger Apotheker bekommt das Angebot zur Leitung einer kleinen Filiale. Dieses nimmt er an und ist auch mit großem Engagement bei der Sache. Leider läuft die wirtschaftliche Entwicklung der Filiale nicht so wie geplant und der Apothekenleiter versucht, am Personal zu sparen. So ist der Filialleiter vormittags häufig alleine mit einer erfahrenen PKA in der Apotheke. Diese hat die Anweisung des Inhabers, im Notfall die Patienten mit zu bedienen. Unserem Filialleiter ist sehr unwohl dabei, da er sich noch in der Probezeit befindet, traut er sich aber nicht, hieran etwas zu ändern bzw. seinen Chef anzusprechen. Es kommt, wie es kommen muss: Der Pharmazierat besucht die Apotheke und wird bei der Rezeptabgabe von der PKA bedient. Besorgt fragt sich der Filialleiter, ob auch er sich fehlerhaft verhalten hat und ob er mit Sanktionen rechnen muss.

Hier hilft zunächst einmal ein Blick in die Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) weiter: Gemäß § 2 Abs.1 Nr. 5 ApBetrO ist der Filialleiter, der bei der zuständigen Behörde als Verantwortlicher angemeldet wurde, als Apothekenleiter im Sinne der Verordnung anzusehen. Das heißt, dass alle Verpflichtungen, die einem „normalen“ Apothekenleiter obliegen, auch für den Filialleiter gelten. Der Filialleiter ist dafür verantwortlich, dass die Apotheke unter Beachtung der geltenden Vorschriften betrieben wird.

Zu den Vorschriften, die beachtet werden müssen, gehört zum einen die Auflage, dass das notwendige pharmazeutische Personal vorhanden sein muss (§ 3 Abs2 ApBetrO). Des Weiteren ist es verboten, pharmazeutische Tätigkeiten vom nicht-pharmazeutischen Personal durchführen zu lassen. Hierunter fallen nach der Apothekenbetriebsordnung unter anderem die Abgabe von Arzneimitteln sowie die Information und Beratung über Arzneimittel (§ 3 Abs. 4,5 ApBetrO). Indem die PKA bei der Arzneimittelabgabe und Beratung eingesetzt worden ist, ist die Filiale also nicht unter Beachtung der geltenden Vorschriften betrieben worden. Verantwortlich hierfür ist der Filialleiter und daneben auch noch der Betreiber und Leiter der Hauptapotheke.

Problematisch ist gerade bei Filialapothekern, dass diese in der Regel nach ihrem Arbeitsvertrag nicht dazu berechtigt sind, selbständig Personal einzustellen. Der Filialleiter in unserem Fall musste also sehenden Auges hinnehmen, dass nicht durchgehend das notwendige pharmazeutische Personal vorhanden war. Ebenso konnte er sich nicht gegen die Anweisung seines Arbeitgebers an die PKA, Arzneimittel abzugeben, durchsetzen. Die einzige Möglichkeit für ihn, die Apothekenbetriebsordnung einzuhalten, wäre gewesen, die Apotheke bis zum Eintreffen einer PTA geschlossen zu halten. Mit einem solchen Verhalten wäre ihm die Kündigung gewiss gewesen.

Dieses Dilemma wird allerdings in der Apothekenbetriebsordnung nicht berücksichtigt. Gemäß § 34 Abs. 2 b ApBetrO begeht eine Ordnungswidrigkeit, wer als Apothekenleiter pharmazeutische Tätigkeiten von nicht-pharmazeutischem Personal ausüben lässt. Diese Ordnungswidrigkeit kann nach § 25 Apothekengesetz (ApoG) mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Daneben gibt es in den Kammerbezirken Gesetze zur Berufsgerichtsbarkeit von Heilberufen, die den jeweiligen Apothekerkammern bei Verstößen gegen die Berufspflicht die Möglichkeit geben,  ein Verfahren vor dem Berufsgericht einzuleiten. Mögliche Sanktionen sind ein Verweis, eine Geldbuße oder sogar ein Verbot, den Beruf weiter auszuüben.

Soweit ist es in dem vorliegenden Fall  allerdings nicht gekommen. Es wurde zwar vor der Apothekerkammer ein Verfahren gegen den Filialleiter eröffnet. Nach Anhörung aller Beteiligten wurde dieses dann gegen Zahlung einer Geldbuße (rund 500 Euro) eingestellt. Gegen den Apothekenleiter wurde in einem gesonderten Verfahren ein Bußgeld von 3.000 Euro verhängt.

Rechtsanwältin Minou Hansen, Leiterin der ADEXA-Rechtsabteilung

Quelle: Spektrum 2/2011, Seite 37

Übrigens: ADEXA-Mitglieder finden die letzten Jahrgänge unseres Mitgliedermagazins Spektrum im Login-Bereich.

Arbeitsrechtliche Sprechstunde zur Filialleitung

Ein Angebot speziell für Filialapothekenleitungen: Mittwochs von 13:30 bis 14:30 Uhr können sich ADEXA-Mitglieder, die als Filialleitung tätig sind oder dies planen, mit ihren Fragen an unsere ADEXA-Juristin wenden (Tel. 040/80030817).

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