04. März 2024

Kraftvoll durchs Filialleitungsleben: Herausforderungen meistern – die eigene Position bestimmen

Teams führen, Pläne der Apothekenleitung umsetzen und Kundinnen bzw. Kunden beraten: Die Filialleitung trägt oft eine große Verantwortung). Wie es gelingt, individuell den besten Weg zu finden, hat Rechtsanwältin Minou Hansen bei einem Webinar herausgearbeitet. Sie ist Leiterin der ADEXA-Rechtsabteilung, Business Coach und Kommunikationstrainerin.

Ein Stimmungsbild beim ADEXA-Webinar hat gezeigt: Rund 40 Prozent aller teilnehmenden Filialleiterinnen und Filialleiter sind mit ihrer beruflichen Situation „eher unzufrieden“ oder „unzufrieden“. Und 34 Prozent würden angesichts ihrer bisherigen Erfahrungen keine Filialleitung mehr übernehmen. Wie gelingt es, hier gegenzusteuern?

Tipp 1: Energieräuber identifizieren

Im hektischen Arbeitsalltag bleibt für Reflexionen kaum Zeit. „Es lohnt sich aber, innezuhalten und zu überlegen, was einem selbst guttut oder was Zeit und Kraft kostet“, sagt Hansen. „Schaffen Sie Freiräume für sich.“

Nicht jede Aufgabe sollte – oder muss – die Filialleitung übernehmen. Besser ist, zu überlegen, welche Tätigkeiten sich delegieren lassen: an Teammitglieder, an Kolleginnen und Kollegen in zentraler Position oder an die Apothekenleitung. Das können beispielsweise die Einsatz- und die Urlaubsplanungen sein.

Alternativ lassen sich innerbetriebliche Abläufe ändern. Vielleicht gelingt es, Arbeitszeiten so umzustrukturieren, dass die Filialleitung einen Tag pro Woche frei hat. Dann ist zu klären, wer die Vertretung übernimmt. „Dass sich zwei Apothekerinnen oder Apotheker die Filialleitung teilen, ist derzeit aber noch nicht möglich“, weiß Minou Hansen.

Tipp 2: Die eigene Rolle definieren

Doch das ist nicht die einzige Herausforderung. Filialleitungen haben eine extrem komplexe Tätigkeit; sie sind in vielen Funktionen unterwegs. Hansen rät, sich selbst und anderen gegenüber mehr Bewusstsein für die Komplexität der Aufgaben zu schaffen. Alle Wünsche lassen sich nie erfüllen. Denn: „Sie kennen die Erwartungen anderer Personen gar nicht“, gibt Hansen zu bedenken. „Vermutlich sind deren Vorstellungen teilweise sogar gegenläufig.“

Tipp 3: Die eigene Position finden

Eigene Vorstellungen sollten bei der Filialleitung keineswegs zu kurz kommen. Doch auch hier ist klar, dass sich nicht jeder Wunsch, nicht jedes Thema umsetzen lässt. Hansen empfiehlt, Prioritäten zu setzen und gegebenenfalls mit der Inhaberin bzw. dem Inhaber nachzuverhandeln. Einige der möglichen Themen:

 

• Den Personaleinsatz optimieren: Einstellungen und Kündigungen von Mitarbeitenden liegen eher selten in der Zuständigkeit der Filialleitung. Reicht es nicht aus, die Einsatzplanung zu verbessern, muss man mit der Apothekeninhaberin oder dem Inhaber über Neueinstellungen sprechen.

 

• Ein gutes Betriebsklima schaffen: Wichtig ist, dem Team zuzuhören und zu überlegen, was einem selbst früher im normalen Angestelltenverhältnis nicht gefallen hat. Hier sind Mitarbeitenden-Gespräche wertvoll. Nur gibt es Grenzen. Weder die Apotheken- noch die Filialleitung wird alle Probleme lösen können; der Druck auf Mitarbeitende ist generell sehr hoch und die weltpolitische Lage belastet die allgemeine Stimmung.

 

• Nur lege artis arbeiten: Die Filialleitung und ihr Team halten sich an alle Gesetze bzw. Verordnungen. In der Betriebsstätte werden beispielsweise keine Rx-Präparate ohne Rezept abgegeben. PKA arbeiten nicht im Handverkauf. Und während der Öffnungszeiten sind immer vertretungsberechtigte Mitarbeitende vor Ort.

 

• Gemeinsam Ziele umsetzen: Die Apotheken- und die Filialleitung sollten an einem Strang ziehen, nicht nur bei strategischen Entscheidungen, sondern auch bei praktischen Themen wie der Frage, wer für welche Entscheidungen zuständig ist.

 

• Eigene Akzente setzen: Das können neue Schwerpunkte der Apotheke wie Naturheilkunde oder Mutter und Kind bzw. Familie sein. Es lohnt sich, zu überlegen, ob die Filialleitung alle Befugnisse und alle Ressourcen hat, um solche Themen umzusetzen.

 

• Das Privatleben nicht vergessen: Die Filialleitung sollte selbstverständlich trotz aller Herausforderungen weiterhin Zeit für Freunde, Sport, Reisen, Hobbys haben.

 

„Verlieren Sie sich selber nicht aus den Augen“, warnt Minou Hansen. Unterstützung tut gut, etwa als Fortbildung zum Thema Selbstmanagement. Das gelingt bei Tarifbindung sogar über den Bildungsurlaub.

Michael van den Heuvel

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