31. Januar 2023

Arbeitsrecht digital: Krankmeldung, Heilberufsausweis und Zeiterfassung unter der Lupe. Tipps für die Filialleitung

Digitale Technologien gewinnen in öffentlichen Apotheken und im Gesundheitswesen mehr und mehr an Bedeutung. Worauf Filialleitungen achten sollten, hat ADEXA-Juristin Minou Hansen in einem Webinar zusammengestellt.

Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), dem elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) und der elektronischen Zeiterfassung prägen drei digitale Systeme den Alltag von Apothekenangestellten. Worauf ist arbeitsrechtlich zu achten?

eAU: Kein Ersatz für die persönliche Krankmeldung

„Erkranken Mitarbeitende, erhalten sie sechs Wochen lang ihr Gehalt weiter“, sagt Hansen mit Verweis auf das Entgeltfortzahlungsgesetz (§ 3 EFZG). Diesen Anspruch haben sie aber erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Zuvor gibt es Krankengeld von der Krankenversicherung.

Wichtig ist, die Apothekenleitung oder die Filialleitung umgehend von der eigenen Erkrankung in Kenntnis zu setzen: je nach Vereinbarung meist telefonisch, eventuell auch per WhatsApp oder per E-Mail. Spätestens am Folgetag muss eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegen, falls die Krankheit länger als drei Tage dauert. Die Apothekenleitung kann per Arbeitsvertrag auch andere Fristen festgelegen, etwa mit ärztlicher Bescheinigung ab dem ersten Tag.

Seit 1. Januar 2022 müssen Arztpraxen die Arbeitsunfähigkeit auf elektronischem Wege an die gesetzliche Krankenversicherung übermitteln. Das Steuerbüro der Apotheke ruft die Daten dann direkt bei der GKV ab.

In der privaten Krankenversicherung oder bei Krankheit im Ausland ist dies noch nicht möglich; hier bleibt es bei der Papierform.

Elektronischer Heilberufsausweis: Wer übernimmt die Kosten?

In der ADEXA-Rechtsberatung sind auch die elektronischen Heilberufsausweise ein Thema. Alle approbierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Apotheke benötigen eine an ihre Person gebundene Karte, um rechtsgültige digitale Signaturen zu erstellen.

Sie können den eHBA bei ihrer zuständigen Apothekerkammer beantragen. Dort erhält man eine „Vorgangsnummer“. Mit dieser Nummer kann man dann bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (qVDA) der eigenen Wahl den HBA in Auftrag geben.

Die Apothekenleitung erhält einen Zuschuss von 449 Euro pro Ausweis über den Nacht- und Notdienstfonds. Bei Apotheken, die am 1. Juli 2021 an die Telematik-Infrastruktur angeschlossen waren, greift die Erstattung für alle zu dem Zeitpunkt angestellten Approbierten. Bei anderen Apotheken gilt der Zeitpunkt der Anbindung als Stichtag. Nachträgliche Anträge sind nur bei approbierten Berufsanfängerinnen und Berufsanfängern mit späterem Einstellungsdatum möglich.

In manchen Fällen erweist sich nach Erfahrung der ADEXA-Rechtsabteilung die Kostenübernahme als kritisch, falls die Apothekenleitung die Erstattung zwar beantragt hat, Mitarbeitende jedoch vorher ausscheiden. Mitunter weigern sich Inhaberinnen oder Inhaber, alle Kosten zu übernehmen.

Wie kann das sein? „Im Moment ist es strittig, ob der eHBA ein Arbeitsmittel ist“, erklärt Hansen. „Die Frage ist insofern relevant, als Arbeitgebende die Arbeitsmittel zu stellen haben.“ Ein Anspruch auf Bereitstellung und Kostenübernahme bestehe nach der aktuellen Rechtsprechung bei essenziellen Arbeitsmitteln. „ADEXA stuft den HBA als Arbeitsmittel ein wie etwa die Computeranlage der Apotheke“, erklärt die Juristin. Urteile zur Problematik gebe es noch nicht. „Eine mitarbeiterfreundliche Apothekenleitung sollte die Kostenübernahme als selbstverständlich ansehen“, kommentiert ADEXA-Bundesvorstand Andreas May.

Elektronische Zeiterfassung: Bislang keine Vorgaben

Auch die Zeiterfassung nennt Hansen als Beispiel für Technologien, die mit offenen Fragen verbunden sind. Zwar hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seinem Urteil vom 13. September 2022 klargestellt, dass Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die geleistete Arbeitszeit ihrer Angestellten zu erfassen haben (Az. 1 ABR 22/21). Gesetzliche Vorgaben zur Form gibt es noch nicht. Hansen: „Die Apothekenleitung kann die Erfassung jedoch an die Mitarbeitenden delegieren.“

ADEXA-Mitglieder können sich bei allen offenen Fragen an die Rechtsberatung wenden.

Michael van den Heuvel  

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